Microsoft Planner. La perfetta organizzazione del lavoro

Rilascio attestato da ditta con partita IVA registrata all'agenzia delle entrate per consulenza informatica e sviluppo software con il programma del corso ed i riferimenti Youtube per consultare i video in anteprima da parte delle aziende eventualmente interessate ad un'assunzione.

VIDEOLEZIONI MICROSOFT PLANNER CON SIMULAZIONE GESTIONE CONGRESSO MEDICO

Interazione di Planner con tutte le altre applicazioni Office 365 con cui è o viene sincronizzato.

 ISCRIZIONE AL CORSO E AL MIO TEAM IN MICROSOFT TEAMS PER SEMPRE 

  Dopo l'iscrizione:

 1. Apertura account Microsoft (gratuito)

 2. Si riceverà una mail con credenziali provvisorie per il primo accesso all'account Office 365 soluzioniperaziende;

 3. Dentro l'account sarai per sempre abilitato/a a:

- vedere la pagina Share Point con le videolezioni e il file ZIP da scaricare con le diapositive di supporto;

- vedere  il piano Planner su cui si basano le lezioni e le altre applicazioni coinvolte;

- far parte del team di Teams per partecipare ad una videoconferenza mensile in cui, in diretta Teams, approfondiremo alcuni aspetti e/o chiariremo dubbi su Office 365 precedentemente fatti presenti dai partecipanti.

 228 DIAPOSITIVE POWER POINT DI SUPPORTO ALLE VIDEOLEZIONI SCARICABILI

Ricche di screenshot e commenti. Indici per argomenti navigabili a click.

PROGRAMMA - Dettaglio

INTRODUZIONE. IL MIO PIANO PLANNER PER REALIZZARE QUESTO CORSO

Con questa sezione vedremo come, a partire da un'idea su carta che poi viene resa definitiva e comunque sempre suscettibile di aggiustamenti in corso d'opera, progettare un piano prima di andare a riempire Planner di contenitori e questi ultimi di attività. 

Ciò al fine di fornire un criterio per poter sviluppare un piano in Planner in modo ordinato fin dall'inizio di modo che, nel corso del tempo, non vi sia la necessità di modificare la sua iniziale struttura, ma solo di apportare i fisiologici cambiamenti che, in corsa, qualsiasi tipo di attività lavorativa comporta.

1. CONFIGURAZIONE ACCOUNT OFFICE 365. UTENTI, OSPITI, GRUPPI, CASELLE EMAIL CONDIVISE

Ci occuperemo innanzitutto di una logica costruzione dell'architettura dell'organizzazione prima progettandola e poi vedendo come si inseriscono utenti e gruppi.

Successivamente approfondiremo tutti gli aspetti in ordine alle impostazioni dell'account Office 365:

- il pannello di amministrazione, vedendo come si fa l'accesso, la lista degli utenti attivi e la lista dei gruppi Office 365 e dei teams in Teams attivi;

- la creazione di un modello utente con cui, successivamente, inserire velocemente utenti che assorbiranno tutte le sue caratteristiche in termini di poteri e di licenze assegnate;

- l'aggiunta multipla di utenti;

- l'aggiunta di semplici contatti che no saranno né membri né ospiti ma che potranno essere inseriti nelle liste di distribuzione email e nella caselle di posta elettronica condivise;

- l'aggiunta di ospiti con l'assegnazione dei gruppi, dei poteri e del manager aziendale interno;

- la creazione di una casella di posta elettronica condivisa all'interno della quale i membri potranno avere uno o più poteri contemporaneamente: accesso completo in lettura e gestione, invia come e invia per conto di.

2. IL SISTEMA DEI PERMESSI DI PRIMO LIVELLO. GLI AMMINISTRATORI DELL'ACCOUNT

- Le macro categorie di azioni: creare, operare, condividere;

- La figura dell'amministratore;

- Criteri di assegnazione dei ruoli;

- L'amministratore di fatturazione;

- L'amministratore di Exchanche;

- L'amministratore di Fabric;

- Il Global Administrator;

- L'amministratore di gruppi;

- L'amministratore di supporto tecnico;

- L'amministratore di licenze;

- Gli amministratori del centro messaggi;

- Sincronizzazione del centro messaggi con Microsoft Planner;

- L'amministratore delle APP di Office;

- Il Writer di messaggi dell'organizzazione;

- L'amministratore di password;

- L'amministratore di Power Platform;

- L'amministratore che legge i reports;

- L'amministratore del supporto dei servizi;

- Lo Share Point Administrator;

- Il Teams Administrator;

- L'amministratore di utenti;

- Lo User Experience Success Manager.

3. COSTRUZIONE DEL PIANO IN PLANNER DA ZERO

a) Configurazione Account Office 365 per l'evento congressuale

- creazione modelli utente per tutte le categorie di attori del congresso;

- creazione di un gruppo office 365 per tutte le categorie di attori del congresso;

- gestione dei permessi e delle autorizzazioni: chi può fare che cosa.

b) Argomenti delle slides e delle videolezioni:

- apertura piano, assegnazione nome ed impostazione privacy;

- inserimenti di utenti e aggiunta di membri al piano;

- creazione di un piano da zero o a partire da un gruppo Office 365 esistente;

- inserimento di nuove attività ed allegati;

- visualizzazione piano e allegati in Outlook;

- integrazione del piano nel sito Share Point;

- integrazione di Planner e To Do in Teams;

- utilizzo del blocco note del piano in OneNote;

- visualizzazione e modifiche allegati del piano in One Drive;

- integrazione del calendario del piano in Outlook;

- creazione e gestione dei Tags in Teams, Share Point e Outlook;

- integrazione del piano in PowerApps Training for Office per la gestione da smartphone.

4. IL PIANO PLANNER DAL PUNTO DI VISTA DELL'INTERAZIONE CON LE ALTRE APP OFFICE 365

Teams - Share Point - One Drive - OneNote - Outlook - To Do - Forms - Sway

Tutte le applicazioni sono popolate con oggetti per gestire il Piano. Il tutto illustrato nelle videolezioni.

5. CREAZIONE DI AUTOMATISMI CON POWER AUTOMATE SU ATTIVITA' RIPETITIVE DEL PIANO

1. Microsoft Planner - Quando viene creata una nuova attività in Planner creazione di una pagina all'interno di una sezione di OneNote ed invio di un messaggio di posta elettronica in Outlook;

2. Microsoft Outlook - Download automatico allegati email in una cartella di Microsoft One Drive;

3. Microsoft Forms - Costruzione elenco raccolta dati che arriveranno via web tramite in form di Microsoft Forms;

4. Microsoft To Do - Creazione di un messaggio in Microsoft Teams ed un'attività in Microsoft Planner quando viene creata una nuova attività in una lista To Do;

5. Microsoft Teams - Quando viene pubblicato un messaggio nella chatt di un team che contiene determinate parole chiave da noi impostate creazione di una pagine in Microsoft OneNote e di un'attività in Microsoft Planner;

6. Microsoft Share Point - Quando viene aggiunta o modificata una riga di un elenco Share Point invio di un messaggio di posta elettronica e di un messaggio in un team di Microsoft Teams;

7. Microsoft One Drive - Quando viene creato un nuovo file in una cartella di One Drive pubblica un messaggio nel team di Teams del gruppo di lavoro ed invia una mail al gruppo Office 365;

8. Microsoft OneNote - Quando viene creata una nuova pagina in una sezione di OneNote genera un'attività in un piano di Microsoft Planner e pubblica un messaggio nel team di Teams del gruppo di lavoro;

9. Youtube - Quando viene caricato un video in Youtube invio di un messaggio in Teams e creazione di un'attività in Planner.

6. ILLUSTRAZIONE DI ALCUNI PIANI DA CUI PRENDERE SPUNTI E IDEE

- Organizzazione di un corso di samba per bambini con saggio e spettacolo finali;

- Il procedimento penale a carico di Mario Rossi;

- Commercializzazione di vini toscani in America;

- Costruzione di u n sistema qualità ISO 9001:2015 in azienda;

- Gestione di un cantiere edile.

7. COME CREARE UN VIDEO DA CONDIVIDERE NELLE APP OFFICE 365 DEL CONGRESSO E SU YOUTUBE

Creazione file - Taglio - Montaggio - Conversione in altro formato - Apertura canale Youtube, pubblicazione ed estrazione sottotitoli - Incorporamento sottotitoli nel file locale sul PC.

8. ALTRE UTILITA' PER LA GESTIONE DEL PIANO SULLA SCRIVANIA DI LAVORO

WORD - Creazione di modello con sommario automatico per i documenti dell'evento;

WhatsApp WEB - Utilizzare WhatsApp rapidamente da desktop per il lavoro;

PostPickr - Pubblicare lo stesso post su più social del congresso contemporaneamente;

DISCO PC - Pulizia e deframmentazione Disco C del PC per lavorare rapidamente;

EXCEL - Proteggere tutto o parte del foglio con Password;

PayPal - ricevere pagamenti dai partecipanti all'evento con pulsante dal sito e/o link inviato per Email.

CON SLIDE ILLUSTRATIVE

9. LINK A REGISTRAZIONI SISTEMA QUALITA' ISO 9001:2015 AZIENDA GESTIONE EVENTI

Troverai i link al mio sito internet dove ho pubblicato un intero sistema qualità con diagrammi di flusso dei processi di lavoro dotati di moduli ed istruzioni operative numerati. E' tutto scaricabile gratuitamente.

10. ILLUSTRAZIONE GIORNALIERA DELLA NUOVE FUNZIONALITA' OFFICE 365 IN ARRIVO NEL CENTRO MESSAGGI (sezione dinamica)

Verrà innanzitutto fornita una spiegazione in ordine alla figura dell'amministratore del "Centro Messaggi" nominato dall'Amministratore Generale dell'account o dal Global Administrator.

Vedremo anche come integrare il "Centro Messaggi" in Microsoft Planner di modo che tutte o alcune categorie di novità da noi selezionate creino della attività in Planner in cui potremo assegnare delle scadenze pro memoria.

Successivamente, prendendo ad esempio alcuni messaggi, si susseguiranno videolezioni che illustreranno, in ordine ad alcune comunicazioni da parte di Microsoft su novità in arrivo:

- la situazione attuale;

- quello che si potrà fare dopo l'entrata a regime di quella nuova;

- se ci sono da fare interventi come amministratore o sarà sufficiente andarla semplicemente ad utilizzare.

Il corso ha lo scopo di fornire conoscenze approfondite per l'utilizzo di questo straordinario strumento per la produttività aziendale e non solo. Saper utilizzare Planner e amministrare l'account Office 365 costituisce un titolo preferenziale per trovare lavoro in qualsiasi tipo di azienda. Ma non solo. Può essere utilizzato anche da gruppi di studenti, di sportivi, o di altro genere per essere sempre in contatto tra loro e poter collaborare, anche a distanza, in chatt, in videoconferenza, condividendo files su cui lavorare insieme. 

Vuole illustrare non solo come costruire il piano passo passo, ma anche le sue profonde interazioni con le altre applicazioni Office 365 che si generano automaticamente al momento della sua apertura (es. sito Share Point) e quelle che, con rapidità, possono essere create manualmente (integrazione del piano in Teams).

Vuole altresì mostrare come, utilizzando PowerAutomate, si possono automatizzare molte attività ripetitive per dare attuazione al piano risparmiando, talvolta, il 100% sui tempi di lavoro.

Tutto questo verrà dettagliatamente illustrato in ordine ad un'attività complessa qual è l' "Organizzazione di un evento congressuale di medicina", in modo da rendere poi semplice utilizzare lo strumento per piani di lavoro più semplici.