Come scrivere e-mail e lettere formali in inglese? Esempi PDF da scaricare

Frasario con esempi

Come iniziare

Come scrivere l'intestazione

Per scrivere una lettera formale in inglese il primo elemento che devi conoscere è l'intestazione, che si trova nella parte in alto (heading) sulla destra del foglio, dove va riportato l'indirizzo del mittente, ma senza inserire il nome o il cognome.

Bisogna indicare nel seguente ordine queste informazioni riguardanti il luogo:

1. numero civico, accompagnato dal nome del viale/via/piazza/corso;
2. nome della città affiancato in successione dal CAP.

A questo punto va lasciata una riga vuota e va inserita la data utilizzando una di queste due formule:

• in stile Bristish si deve rispettare lo schema giorno + mese + anno, quindi per esempio si può scrivere 23th June 2020 oppure 20 June 2020 (omettere il "th" dopo il numero che indica il giorno denota un tono più informale);
• in stile americano si segue lo schema mese + giorno + anno, quindi per esempio si scriverà nell'intestazione July 25th, 2020 oppure July 25, 2020 (anche in questo caso se non si usa il "th" dopo il numero del giorno vuol dire che si sta parlando con un tono informale).
  

Piccola nota a margine prima di continuare: in entrambi i casi il nome del mese va sempre con la prima lettera in maiuscolo, come se fosse un nome proprio di persona, invece solo nell'intestazione di stile americano va messa una virgola prima dell'anno.

Adesso dobbiamo proseguire, lasciando una riga vuota e iniziando a scrivere sulla parte sinistra del foglio, dove andranno inseriti nell'intestazione della lettera formale in inglese le informazioni sull'indirizzo del destinatario, il cui formato varia in base allo Stato dove si trova il destinatario, come riportato nella seguente tabella.

🤫 Pssst... Quante volte ti è capitato di trovare una pagina utile come questa e poi perderla? Per ritrovare facilmente queste tabelle e questi modelli per le tue lettere in inglese, puoi aggiungere un segnalibro al tuo browser premendo Ctrl+D su PC o Cmd+D su Mac, ma non dirlo a nessuno! 😉

Formule di apertura (come iniziare)

Le formule di apertura sono indipendenti dal tipo di lettera che devi scrivere. Dipendono solo da tipo di destinatario.
È la prima volta che scrivi ad un'azienda? Conosci già il destinatario? Vediamo come scrivere in modo corretto in ogni occasione.

Formule Introduttive

Qui puoi trovare le frasi più ricorrenti quando si scrive una lettera formale in inglese, le occasioni in cui le puoi utilizzare sono le più svariate.

🤫 Pssst... Quante volte ti è capitato di trovare una pagina utile come questa e poi perderla? Per ritrovare facilmente queste tabelle e questi modelli per le tue lettere in inglese, puoi aggiungere un segnalibro al tuo browser premendo Ctrl+D su PC o Cmd+D su Mac, ma non dirlo a nessuno! 😉

Frasario per il corpo della lettera formale in inglese

Conclusione

La parte più ostica è fatta, ora tocca alla conclusione. Ricorda di concludere in modo appropriato in base alla situazione. Vuoi chiedere qualcosa? Vuoi renderti disponibile per maggiori informazioni? Vuoi semplicemente dire grazie? Di seguito trovi diversi esempi di formule conclusive per chiudere la tua lettera formale con un tocco di classe.

Saluto

Arrivati a questo punto non resta che salutare il destinatario. Ecco le formule di saluto conclusive più utilizzate.

Una mini-lezione sugli altri tipi di saluti in inglese è disponibile qui.

Tipi di lettera formale in inglese ed esempi

Come ben sai, ci possono essere diverse occasioni e motivazioni per le quali ci si trova a scrivere una lettera formale in inglese. Vuoi candidarti per uno stage o un lavoro e ti serve una lettera di presentazione? Oppure hai bisogno di scrivere una lettera motivazionale per una borsa di studio? O magari devi mandare una lettera commerciale per contattare un'azienda?

Bene, di seguito troverai la struttura standard di una lettera formale in inglese e diversi esempi fac-simile di lettere per ogni occasione. Il formato/modello generale è il seguente (se invece devi scrivere un'email non perderti la nostra guida ad hoc):

Modelli ed Esempi fac-simile scaricabili

Ora vediamo alcuni modelli di esempio per ciascuna delle tipologie più diffuse di lettere formali:

Cover Letter for Job Application (Lettera di Presentazione)

La lettera di presentazione è uno strumento molto importante, tanto quanto il curriculum vitae. Da' infatti la possibilità di presentare in modo più chiaro il motivo della nostra candidatura. La Cover Letter è generalmente utilizzata quando ci si candida per un lavoro retribuito.

Esempio Cover Letter for Job Application in PDF

Motivation letter for Internship / Scholarship

A differenza della Cover Letter, la Motivation Letter è utilizzata in ambito universitario e per candidarsi a posizioni non retribuite in generale e può anche essere chiamata Letter of Interest.

Esempio Motivation Letter for Internship/Scholarship in PDF

Reference / Recommendation Letter

In alcuni luoghi, per una candidatura, è buona norma accompagnare il proprio curriculum vitae con una lettera di referenze redatta dal precedente datore di lavoro.

Esempio Reference/Reccomandation Letter in PDF

Event Invitation

Sei pronto ad organizzare un evento aziendale? Ora è il momento di scrivere l’invito per glii tuoi ospiti. Per gli eventi più formali, è sempre bene specificare il dress code. Per saperne di più, segui i nostri futuri post.

Esempio Event Invitation in PDF

Report

Un report serve a presentare delle informazioni in modo sintetico e immediato, perciò è importante che sia ben organizzato, seguendo una struttura precisa, logica e chiara. Per questo, nonostante il formato ed i contenuti dei report varino molto di campo in campo, si tende a seguire una struttura generale.

Si parte sempre da un’intestazione, cui normalmente seguono dei sottotitoli, che riassumono il contenuto per argomenti. Le informazioni per ogni paragrafo tendono ad essere esposte in elenchi puntati, se possibile, o comunque in frasi brevi e concise.

Infine è importante inserire un paragrafo dedicato alle conclusioni tratte, così che il lettore possa estrapolare velocemente tutte le informazioni essenziali. Infine, solitamente si conclude con la firma di chi ha stilato il report, assicurandosi di includere il ruolo ricoperto.

Esempio Report in PDF

Lettere Commerciali

Considerazioni sul formato degli indirizzi

Il formato con cui devi scrivere l'indirizzo del destinatario cambia in base a dove si trova. Ipotizzando di voler scrivere all'azienda WorldBridge (grazie) dovrà scrivere l'indirizzo nei seguenti modi a seconda del luogo.

In generale, of course, basta riportare l'indirizzo esattamente come compare sul sito o altra comunicazione del destinatario. Nell’intestazione ricorda di inserire sempre in ordine prima il mittente, poi la data e infine il destinatario.

Consigli e ultimi controlli

Sei pronto a scrivere una lettera formale in inglese (o un'email)? Ecco alcuni ultimi consigli:

1. Nell'oggetto dell'email dai un'idea precisa del contenuto del messaggio.  Dopo aver letto l'oggetto, il destinatario deve avere ben chiaro di cosa si tratta. Una richiesta d'informazioni, un reclamo, un contratto, una candidatura di lavoro ecc.
2. Usa "Dear Sir/Madam" se non conosci il nome del destinatario.  Quando ti rivolgi a qualcuno per la prima volta, usa questa semplice e cortese formula di apertura, che ti assicura di cominciare la lettera con il giusto tono. Se, invece, conosci il nome del destinatario, puoi utilizzare "Dear Mr/Mrs Smith".
3. Evita le contrazioni (scrivi do not al posto di don't) e le abbreviazioni (con qualche rara eccezione: in ambiente business si utilizza molto l'abbreviazione "ASAP" per "as soon as possible" anche se non è il massimo della formalità).
4. Non spendere troppo tempo nell'introduzione. C'è sempre la tentazione di "spiegare troppo" quando s'interagisce con una nuova persona. Specialmente quando quella nuova persona è qualcuno d'importante, o qualcuno da cui vuoi qualcosa. Ad ogni modo, una breve frase che spiega chi sei, cosa fai e perché stai scrivendo è più che sufficiente. Ricorda - "brevity is king". A tal proposito...
5. Mantieni frasi e paragrafi brevi.  Se la tua lettera è così lunga che perfino Hemingway avrebbe pensato di tirare fuori la penna rossa, finirà dritta nel cestino. A nessuno piace vedere un muro di testo. Vai al punto; sii cordiale; vai oltre. Il tuo lettore è una persona impegnata. Dagli un'opportunità, non fargli venire un mal di testa. Se la tua lettera è più lunga di tre paragrafi, qualcosa può essere sicuramente tagliato.
6. Ringrazia la persona per il suo tempo  - ma non ti scusare per questo. Iniziare una comunicazione con "sorry to bother you" trasmette un tono negativo e dispiaciuto. Un sincero "thank you for taking the time to read this letter" è un modo positivo e cordiale per cominciare.
7. Concludi in modo appropriato.  Utilizza "Yours sincerely" se hai iniziato con "Dear Mr/Ms Smith", e "Yours faithfully" se hai iniziato con "Dear Sir/Madam".